Seguramente cuando fundaste tu empresa, pensaste en tener un negocio para algún día dejar de trabajar. Deseas que llegue ese momento en el que tu empresa sea como una máquina, en la que no necesite de tu presencia para funcionar. Pero para llegar a ese sueño, debes hacer que la empresa funcione como un sistema, es decir que sirva como un reloj en donde cada engrane tenga una razón de existir y trabaje para lo que fue creado.
¿Pero por donde se empieza?, ¿Cuánto tiempo tardará este proceso?, ¿Cómo lo hago? En este artículo te ayudaremos a contestar todas estas preguntas.
¿Qué es la sistematización?
Un sistema es un conjunto de elementos que trabajan para un mismo fin, como ejemplo podemos tomar el sistema digestivo, tus órganos trabajan para procesar la comida y aprovechar los nutrientes. La sistema-empresa se refiere a estandarizar procesos y procedimientos para que obtengan un resultado eficaz.
¿Qué no es sistematizar?
Es importante que entiendas que sistematizar la empresa no es únicamente tener un RP, un CRM, o un software de Contabilidad. Sistematizar tampoco es necesariamente implementar una norma internacional de calidad como ISO por ejemplo.
Automatizar no es sinónimo de sistematizar, y este es un error muy común. Realizar una compra de un software para administrar el negocio es erróneo si antes no se cuenta con procesos implementados.
¿Cómo empezar a sistematizar la empresa?
No hay una fórmula exacta para implementar un sistema, cada organización es diferente. Sin embargo, existen algunas recomendaciones que puedes seguir:
- Análisis general de la empresa
- Identifica los procesos claves del negocio y de cada área
- Documenta los procesos
- Asigna responsables e indicadores
- Evalúa y corrige
Análisis general de la empresa
Hacer un análisis de toda la empresa te ayuda a tener un panorama general y empezar a sistematizar aquellas áreas con más oportunidad de mejora. Los procesos productivos y de comercialización suelen ser los primeros. Al principio no es necesario mapear el 100% de los procesos ya que lleva mucho tiempo hacerlo, para esto solo enfócate en aquellos en los que se genera mayor resultado.
Identifica los procesos claves del negocio.
Una vez identificada él área para empezar a documentar procesos, elige aquellos que causan mayor problema o que generan más resultados. Por ejemplo, empezar a mapear aquellos procesos de la fabricación del producto que más ingreso genera.
Puedes asignar un responsable de este proyecto, sin embargo, debes enterar a toda la organización, supervisar los avances y reconocer que todos deben involucrarse en el proyecto de mejora.
Documentación de los procesos.
Debes saber que la organización ya tiene procesos, es decir, si le preguntas a alguien como hace una actividad te lo explicará paso por paso; ese es un proceso. Es necesario que este proceso lo tengas escrito pues de forma contraria, puede permitir la interpretación de cada persona y fomentar los errores.
Para realizar una documentación de procesos, primero debes obtener la información, para esto puedes entrevistar a cada responsable, observar como lo hace y tomar algunos videos.
Después de comprender el proceso, haz un flujograma para plasmarlo de forma gráfica, escribe quien es el responsable de llevar a cabo la actividad, en cuanto tiempo lo realiza y que recursos tiene a su disposición.
Asigna responsables e indicadores
Recuerda que asignar responsables no solo es escribir el nombre del colaborador en el proceso. El proceso debe ser lo más claro y fácil de entender para quien lo realiza, además hazle saber la responsabilidad de los resultados de ese proceso.
Los indicadores son aquellas métricas que nos ayudaran a saber si el proceso se está ejecutando de la forma correcta y se están cumpliendo los resultados. Por ejemplo, un indicador del área comercial podría ser el número de clientes nuevos.
Evalúa y corrige
Sí vas a implementar un proceso asegúrate que funciona en la práctica. Para esto, es necesario hacer pruebas y comprobar que sí cumple con lo esperado.
Una vez que comprobaste que el proceso funciona, revisa los indicadores de forma periódica (una vez a la semana o cada 15 días, por ejemplo), y haz ajustes sobre la marcha. Además te recomendamos realizar una revisión del sistema cada año.
Sistematizar una empresa no se hace en una semana, el propio proceso de implementar un sistema puede tardar 6 meses, cuatro años o más, todo depende de la empresa.
Además, toma en cuenta que la organización está en constante evolución, por lo que hacer mejorar un sistema es un proceso que nunca termina, si no que se va a adaptando a las nuevas necesidades de la empresa.
Siempre puedes contratar un consultor especialista que te guíe y ayude en este cambio organizacional. En Coparmex Jalisco contamos con el Modelo de Gestión Efectiva que facilitara tu labor como director y te brindará una metodología para implementar un sistema.
