¿Sabías qué en México un colaborador tiene en promedio 5 juntas a la semana pero solo el 20% de las organizaciones saben gestionarlas?
Pero, ¿Cómo repercute en la empresa tener juntas ineficientes? El tiempo es dinero y una junta ineficiente es dinero perdido. Se ha estimado que en empresas grandes donde se realizan al menos cuatro veces a la semana se han determinado pérdidas de poco más de 715,000 pesos anuales.
Es por ello que te compartimos algunos tips que te permitirán hacer más eficientes tus reuniones de trabajo:
Previo a la reunión
- Asegúrate que confirmen al menos un día antes.
- Envía por escrito el objetivo de la reunión y si es necesario una orden del día.
- Si más de una persona necesita preparar alguna información, solicita que te la envíe un día antes.
- Asigna roles previos a la reunión, por ejemplo, quien va a liderar, quien tomará la minuta y quién moderará la reunión.
Durante la reunión
- Deja las reglas claras (no celulares, respeto entre integrantes, etc…)
- Establece una duración y cuida terminar a tiempo
- Recuerda el objetivo de la junta y el orden del día
- No permitas que se desvíe el tema
- Haz un descanso si la junta es de dos horas o mas
- Si es un tema que dura más de tres horas, mejor divídelo en varias sesiones
- No evidencies ni incomodes a los asistentes
- Envía la minuta de acuerdos y deja claro cómo se dará seguimiento del cumplimiento
- Usa herramientas digitales
- Si tienes reuniones rutinarias establece fechas con anticipaciones, tres, 6 o 12 meses antes, puedes usar tu calendario digital para que les recuerde a todos los convocados
Las reuniones eficientes aportan un gran valor al equipo. Son fuente de motivación para seguir trabajando de forma innovadora. Proporcionan satisfacción profesional en quienes las preparan y en quienes participan.
