Actualmente existen herramientas de software colaborativo (groupware) que nos ayudan a lograr ser más efectivos, facilitando que equipos de trabajo que incluso se encuentren físicamente en diferentes lugares puedan coordinarse, comunicarse en tiempo real, compartir información y archivos, así como gestionar sus proyectos y tareas volviéndose más productivos.
A continuación nos enfocaremos en herramientas virtuales a las que podrás acceder y conocer de forma gratuita y probarlas antes de decidirte por sus versiones de pago.
Comunicación
Lo primero a considerar es que un equipo de trabajo tiene que comunicarse y para lograrlo te sugiero elijas una de las siguientes aplicaciones:
Slack
Slack tiene como objetivo principal presentar al usuario una plataforma que ofrezca la mejor comunicación posible. Para ello se pueden instalar tantos canales como se desee, que funcionan a modo de salas de chat, imagínate un canal para ventas, otro para
compras, almacén, operaciones, etc. Al configurar este tipo de canales tienes la posibilidad de abrirlos a todos los participantes invitados o bien de definir manualmente quién puede acceder. Los miembros registrados en el software pueden comunicarse por
mensaje directo y compartir archivos desde su PC, Google Drive, intercambiar documentos (Google Docs) o enviar fragmentos de código (HTML, CSS; C++, PHP, y muchos otros).
En la versión gratuita, tienes disponible hasta 5GB de almacenamiento, por lo que documentos, imágenes, archivos de audio y video, archivos PDF, se contabilizarán como parte de este límite.
Habrás de considerar también que esta herramienta de colaboración en versión gratuita, solo te permitirá acceder a los últimos 10 000 mensajes y un mensaje puede ser considerado como una sola palabra o un emoji y se pueden integrar hasta diez programas de servicios externos como (Box, OneDrive and SharePoint, zoom, trello, Salesforce, etc.)
Microsoft Teams
Es otra herramienta que podrás utilizar para comunicarte y que podrías considerar por precio y porque integra las herramientas de office, así que si usas Word, Excel, Power Point, pudiese ser una buena opción. Con esta aplicación puedes chatear, hacer
videollamadas, con una mejor calidad que Slack, y unirse en tiempo real, además de que tus documentos, fotos, videos, historial de chats y las notas de las reuniones están siempre ahí, por lo que es más fácil trabajar en equipo.
Ya que logras estar comunicado, necesitas gestionar el trabajo de tu equipo, saber en qué se encuentra trabajando cada uno de los miembros que lo integran, sus avances en la realización de sus tareas, por lo que Trello, Asana, Wrike serían algunas de las opciones.
Gestión de proyectos y Tareas
Trello
Es una aplicación donde puedes manejar proyectos basado en el método Kanban, fomenta un trabajo conjunto y colaborativo en un mismo lugar y a través de tableros en los que puedes visualizar las distintas tareas llamadas en esta aplicación como tarjetas
las cuales son los pilares de organización en los que se sustentan los tableros. Trello te permite asignar tareas, crear listas (checklist), fijar plazos, adjuntar archivos, mantener conversaciones, consultar parámetros de productividad, etc. Aunque en su versión gratuita sólo puedes tener un Power-Up por tablero, no dejes de probarla y explorar sus infinitas posibilidades.
Asana
Es una aplicación web, a la que se puede acceder desde cualquier navegador común, también existen aplicaciones para iOS y Android. La versión básica de la herramienta es gratuita, pero sus funciones son limitadas frente a las ofrecidas en las modalidades de pago “Premium”. En la versión gratuita puedes gestionar proyectos de hasta 15 personas, definir fechas de entrega, insertar etiquetas, filtrar tareas y adjuntar documentos.
Wrike
Wrike permite la gestión de proyectos. Te da la posibilidad de crear tareas, asignarlas y darles un estado. Es un software de colaboración online, la versión profesional incorpora diagramas de Gantt interactivo, donde podrás dar seguimiento de tiempo,
gestionar tareas e integrar con Box, DropBox y Google Drive, lo que te permitirá crear informes completos.
Ya que tienes cubierta la comunicación y gestión de tus tareas y proyectos, ahora es momento de saber dónde guardar información y para esto te recomiendo Notion.
Guardar y organizar información
Notion
Esta es una de mis favoritas, imagina que puedes en una sola app, organizar información como tomar notas, editar documentos, gestionar tareas y proyectos, y algo increíble tener bases de datos mismas que puedes interrelacionar con tus documentos.
Son páginas en blanco donde redactar información, como lo haríamos con un procesador de textos como Word, una nota como One Note, Evernote o Keep, Una lista de tareas, listas numeradas o viñetas, un documento con imágenes como con Publisher,
agregar recordatorios, incrustar un PDF, audios e imágenes, así como elementos de Google Drive, Google Maps, etc. Si antes usabas Evernote, Trello, Asana puedes importar algunos de tus datos a Notion, además de poder acceder e importar diferentes
templetes. No dejes de considerarla.
Espero que algunas de estas herramientas te sean útiles y te ayuden a mejorar tu productividad y trabajo colaborativo.
