Administración de Operaciones y Calidad- Área de oportunidad para las PYMES mexicanas

De acuerdo con Chase, Jacobs y Aquilano, la administración de operaciones es un área funcional de las empresas que se encarga del diseño, la operación y la mejora de los sistemas que crean y entregan los productos y los servicios primarios de una empresa. Si a esto le añadimos el concepto de calidad, podemos inducir que:

“La administración de operaciones es un área funcional de las empresas que tiene como responsabilidad el diseño, la operación y la mejora de los sistemas que crean y entregan los productos y servicios primarios de una empresa conforme a los requerimientos de sus clientes.”

Bajo este contexto, podemos intuir que la administración de operaciones abarca una gran cantidad de actividades y, por ende, departamentos y áreas funcionales dentro de cualquier organización. Entre ellas podemos incluir:

• Ventas (desde el punto de vista de la operación del intercambio de bienes)
• Suministro
• Manufactura
• Almacenaje
• Logística / Distribución
• Tecnologías de información

Sin embargo, existe un área de oportunidad en la correcta aplicación de la administración de operaciones en las empresas PYMES a lo largo del país. En la mayoría de los casos, la administración de operaciones no se ejecuta como tal ya que cada área funcional opera como un SILO, es decir, sin tomar en cuenta al resto de los departamentos de la organización.

Esto provoca entre otras cosas ineficiencias, división entre el personal (con sus respectivas fricciones), pérdidas de oportunidades, baja calidad y en casos extremos pérdida de clientes y cierre de la compañía.

Cuando hablamos de administración de operaciones debemos pensar antes que nada en PROCESOS DE NEGOCIO los cuales son una serie de actividades que producen un resultado clave para la organización y que tienen como principal característica que necesitan de dos o más áreas funcionales para poderse llevar a cabo.

Es por lo que en lugar de decir “área de producción” decimos MANUFACTURA, en lugar de decir “departamento de compras” hablamos de SUMINISTRO, en lugar de decir “entregas” decimos LOGISTICA en lugar de hablar de “calidad del producto” hablamos de CALIDAD TOTAL. Nos referimos a procesos en lugar de hablar de actividades independientes dentro de una cadena mayor. 

Como ejemplo puntual tomemos el caso del SUMINISTRO. En la mayoría de las PYMES se podría interpretar que es una actividad exclusiva del departamento de compras; sin embargo, un proceso robusto de SUMINISTRO contempla las siguientes actividades:

1. Pronóstico de la demanda
2. Planeación de la demanda
3. Administración de materiales
4. Planeación de producción (si la empresa fabrica).
5. Compras
6. Almacenes
7. Control de inventarios.

Observa la diferencia cuando en la mayoría de las empresas solo se contemplan compras y a veces almacén como parte del suministro.

Te invito a preguntarte ¿Cuántas operaciones de tu empresa se estarán manejando como SILOS en lugar de procesos? ¿Cuántas actividades estás dejando de hacer que debieran ser incluidas dentro de mis operaciones? 

El entender cómo se debe estructurar la operación de tu empresa de acuerdo con las mejores prácticas de Administración de Operaciones te ayudará a comprender los alcances de las diferentes actividades que se deben realizar, así como la forma en que puedes aterrizar en tu organización estás prácticas que sin duda te permitirán ser más eficiente y por ende dar un mejor servicio a tus clientes.