Un sistema es un conjunto de elementos que trabajan para un mismo fin, como ejemplo podemos tomar el sistema digestivo, tus \u00f3rganos trabajan para procesar la comida y aprovechar los nutrientes. La sistema-empresa se refiere a estandarizar procesos y procedimientos para que obtengan un resultado eficaz.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Es importante que entiendas que sistematizar la empresa no es \u00fanicamente tener un RP, un CRM, o un software de Contabilidad.<\/strong> Sistematizar tampoco es necesariamente implementar una norma internacional de calidad como ISO por ejemplo. <\/p>\n\n\n\n Automatizar no es sin\u00f3nimo de sistematizar,<\/strong> y este es un error muy com\u00fan. Realizar una compra de un software para administrar el negocio es err\u00f3neo si antes no se cuenta con procesos implementados.<\/p>\n\n\n\n No hay una f\u00f3rmula exacta para implementar un sistema, cada organizaci\u00f3n es diferente. Sin embargo, existen algunas recomendaciones que puedes seguir:<\/p>\n\n\n\n Hacer un an\u00e1lisis de toda la empresa te ayuda a tener un panorama general y empezar a sistematizar aquellas \u00e1reas con m\u00e1s oportunidad de mejora. Los procesos productivos y de comercializaci\u00f3n suelen ser los primeros. Al principio no es necesario mapear el 100% de los procesos ya que lleva mucho tiempo hacerlo, para esto solo enf\u00f3cate en aquellos en los que se genera mayor resultado.<\/p>\n\n\n\n Una vez identificada \u00e9l \u00e1rea para empezar a documentar procesos, elige aquellos que causan mayor problema o que generan m\u00e1s resultados.<\/strong> Por ejemplo, empezar a mapear aquellos procesos de la fabricaci\u00f3n del producto que m\u00e1s ingreso genera.<\/p>\n\n\n\n Puedes asignar un responsable de este proyecto<\/strong>, sin embargo, debes enterar a toda la organizaci\u00f3n, supervisar los avances y reconocer que todos deben involucrarse en el proyecto de mejora.<\/p>\n\n\n\n Debes saber que la organizaci\u00f3n ya tiene procesos, es decir, si le preguntas a alguien como hace una actividad te lo explicar\u00e1 paso por paso; ese es un proceso.<\/strong> Es necesario que este proceso lo tengas escrito pues de forma contraria, puede permitir la interpretaci\u00f3n de cada persona y fomentar los errores.<\/p>\n\n\n\n Para realizar una documentaci\u00f3n de procesos, primero debes obtener la informaci\u00f3n,<\/strong> para esto puedes entrevistar a cada responsable, observar como lo hace y tomar algunos videos.<\/p>\n\n\n\n Despu\u00e9s de comprender el proceso, haz un flujograma para plasmarlo de forma gr\u00e1fica, escribe quien es el responsable de llevar a cabo la actividad, en cuanto tiempo lo realiza y que recursos tiene a su disposici\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Recuerda que asignar responsables no solo es escribir el nombre del colaborador en el proceso. El proceso debe ser lo m\u00e1s claro y f\u00e1cil de entender para quien lo realiza, adem\u00e1s hazle saber la responsabilidad de los resultados de ese proceso.<\/p>\n\n\n\n Los indicadores son aquellas m\u00e9tricas que nos ayudaran a saber si el proceso se est\u00e1 ejecutando de la forma correcta<\/strong> y se est\u00e1n cumpliendo los resultados. Por ejemplo, un indicador del \u00e1rea comercial podr\u00eda ser el n\u00famero de clientes nuevos.<\/p>\n\n\n\n S\u00ed vas a implementar un proceso aseg\u00farate que funciona en la pr\u00e1ctica. Para esto, es necesario hacer pruebas y comprobar que s\u00ed cumple con lo esperado.<\/p>\n\n\n\n Una vez que comprobaste que el proceso funciona, revisa los indicadores de forma peri\u00f3dica (una vez a la semana o cada 15 d\u00edas, por ejemplo), y haz ajustes sobre la marcha. Adem\u00e1s te recomendamos realizar una revisi\u00f3n del sistema cada a\u00f1o.<\/p>\n\n\n\n Sistematizar una empresa no se hace en una semana, <\/strong>el propio proceso de implementar un sistema puede tardar 6 meses, cuatro a\u00f1os o m\u00e1s, todo depende de la empresa. <\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n Adem\u00e1s, toma en cuenta que la organizaci\u00f3n est\u00e1 en constante evoluci\u00f3n, por lo que hacer mejorar un sistema es un proceso que nunca termina, si no que se va a adaptando a las nuevas necesidades de la empresa.<\/p>\n\n\n\n Siempre puedes contratar un consultor especialista que te gu\u00ede y ayude en este cambio organizacional<\/strong>. En Coparmex Jalisco contamos con el Modelo de Gesti\u00f3n Efectiva que facilitara tu labor como director y te brindar\u00e1 una metodolog\u00eda para implementar un sistema.<\/p>\n\n\n\n\u00bfQu\u00e9 no es sistematizar<\/strong>?<\/h4>\n\n\n\n
\u00bfC\u00f3mo empezar a sistematizar la empresa?<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
An\u00e1lisis general de la empresa<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Identifica los procesos claves del negocio.<\/h4>\n\n\n\n
Documentaci\u00f3n de los procesos.<\/strong><\/h5>\n\n\n\n
Asigna responsables e indicadores<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
Eval\u00faa y corrige<\/strong><\/h4>\n\n\n\n
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